Gain de temps considérable lorsque les cartes routières sont distribuées avec Mergin Maps.
Cette étude de cas a été initialement rédigée en tchèque. La version tchèque peut être consultée ici.
Chaque année, des équipes de bénévoles font du porte-à-porte dans la ville tchèque de Litomyšl pour collecter des dons caritatifs. Les organisateurs de l'événement définissent les itinéraires des différentes équipes de bénévoles en marquant des cartes en papier avec des stylos. Ce processus présente un certain nombre de problèmes, tant au niveau de la réalisation que de l'utilisation des cartes, que les organisateurs ont tenté de résoudre en rendant les cartes numériques à l'aide d'un logiciel SIG open source.
Des cartes ont été élaborées à l'aide de QGIS et mises à disposition sur les téléphones des volontaires grâce à l'application Mergin Maps . Les volontaires peuvent désormais s'orienter facilement sur des cartes qui indiquent clairement leurs itinéraires. Les organisateurs ont réduit le temps nécessaire à la mise à jour des itinéraires et à leur distribution aux volontaires.
Veronika Peterková travaille pour l'association caritative paroissiale Litomyšl, une organisation à but non lucratif qui fournit des services sanitaires et sociaux aux personnes dans le besoin depuis 1993.
Veronika décrit les activités de l'organisation caritative : "Nous fournissons des services médicaux à domicile et des soins infirmiers aux habitants de Litomyšl et des villages environnants. Il s'agit notamment d'aider les familles où le développement sain d'un enfant est menacé et de fournir des séjours de répit aux clients qui sont autrement pris en charge par leur famille à domicile. Nous fournissons des soins à environ 1000 clients par an."
Elle ajoute : "Nous coordonnons également les activités des bénévoles qui rendent visite aux personnes âgées, aident au tutorat des enfants et à diverses activités de loisirs et culturelles."
L'un des principaux événements de collecte de fonds de l'organisation caritative paroissiale est la "Tříkrálová sbírka" (collecte des trois rois), une collecte de porte à porte de chants de Noël qui a lieu autour du 6 janvier de chaque année.
"La collecte des trois rois est le plus grand événement bénévole national en République tchèque. Dans la seule région de Litomyšl, près de 300 bénévoles sont impliqués chaque année et les chanteurs de chants de Noël collectent plus de 500 000 couronnes tchèques (~20 000 EUR) dans des boîtes scellées. Les recettes sont destinées à aider les malades, les handicapés, les personnes âgées, les mères avec des enfants dans le besoin et d'autres groupes dans le besoin dans la région". Veronika explique.
La collecte des Rois Mages est organisée par Caritas République tchèque et au moins 10% de ses recettes sont allouées à l'aide humanitaire à l'étranger.
Le défi
Veronika est chargée de planifier les itinéraires des chanteurs de chants de Noël afin qu'ils visitent efficacement les foyers de la région de Litomyšl. Les chanteurs sont répartis en groupes et des cartes en papier sont fournies pour indiquer aux groupes les foyers à visiter.
Les cartes ci-dessus ont été produites en imprimant des captures d'écran à partir d'un fournisseur national de cartes Web et en marquant les impressions pour chacune des 50 équipes à l'aide de marqueurs.
Cette méthode s'est avérée présenter un certain nombre de problèmes, comme le décrit Veronika : "Sur les cartes des grandes zones, les numéros de maison n'étaient pas toujours visibles en raison de l'échelle. Il était donc encore plus difficile pour les coordinateurs qui ne connaissaient pas la zone de s'orienter, ce qui entraînait une certaine confusion. Les coordinateurs ont également eu du mal à garder les cartes sèches et intactes lorsque le temps était défavorable. Si de nouveaux groupes s'inscrivaient par la suite ou si d'autres se retiraient, nous devions refaire/rediviser les zones, ce qui prenait beaucoup de temps car les cartes devaient à nouveau être marquées manuellement."
La solution et la mise en œuvre
Veronika voulait essayer une nouvelle solution pour organiser la collecte des Rois Mages de 2021, dans le but de rendre les tâches des bénévoles plus claires et moins dépendantes des cartes papier. Elle souhaitait que la nouvelle solution lui permette de :
- réduire le travail en réutilisant les cartes dans les futurs événements de la Collection Three Kings
- mettre facilement à jour les cartes si de nouveaux groupes s'inscrivent/se retirent et si des zones doivent être modifiées.
- permettre aux chanteurs de chants de Noël de voir exactement où ils se trouvent sur la carte
- remplacer progressivement les cartes papier tout en permettant l'utilisation de ces dernières lorsqu'elles sont préférées.
- regrouper et colorier les bâtiments à visiter sur l'ordinateur
- enregistrer l'usage d'un bâtiment (par exemple, commercial) pour orienter les bénévoles plus efficacement
- montrer clairement comment les secteurs sont attribués afin que chacun puisse savoir qui est responsable d'un secteur donné
En outre, Veronika souhaitait que la solution soit abordable et qu'elle fonctionne hors ligne sans que les volontaires aient besoin d'une connexion internet sur le terrain.
Peter Petrík, un participant régulier de la collecte des Rois Mages de Litomyšl, a suggéré à Veronika d'utiliser l'application Mergin Maps pour coordonner la collecte en 2021. Peter travaille pour Lutra Consulting, la société à l'origine de Mergin Maps.
Il a montré à Veronika comment créer les cartes dans QGIS, un logiciel de cartographie libre et gratuit. À l'aide des données cartographiques d'OpenStreetMap, ils ont créé un projet montrant les bâtiments à visiter, colorés par le numéro du groupe de volontaires auquel ils sont associés.
La carte stylisée a été téléchargée sur Mergin, une plateforme de cartographie collaborative, ce qui permet de la visualiser de manière interactive sur les téléphones des volontaires à l'aide de l'application mobile. QGIS est étroitement intégré à Mergin Maps , ce qui signifie que les cartes peuvent être ajustées dans QGIS et que les changements résultants sont visibles pour les volontaires peu de temps après.
Résultats
Veronika réfléchit à la solution : "La solution a répondu à toutes nos exigences et les cartes que nous avons préparées peuvent facilement être réutilisées lors des prochains événements, ce qui nous fait gagner du temps. Le fait que les nouvelles cartes aient été rendues accessibles au public signifie que les volontaires peuvent simplement les télécharger à l'aide de Mergin Maps , ce qui rend leur distribution et leur mise à jour très faciles."
Elle ajoute : "Tous les quartiers que nous voulions visiter se distinguaient les uns des autres par la couleur et nous étions également heureux de pouvoir marquer clairement les zones à ne pas visiter, comme les zones industrielles, en les colorant en gris. Nous constatons déjà qu'il est maintenant beaucoup plus facile d'attribuer des zones de la ville à nos volontaires de manière claire et équitable en utilisant QGIS. La production de cartes imprimées pour ceux qui le préfèrent est également plus facile et les cartes ont un aspect beaucoup plus professionnel. Ceux qui souhaitaient uniquement utiliser l'application Mergin Maps ont pu voir les mêmes informations que sur les cartes papier, mais ont eu l'avantage de pouvoir localiser leur emplacement exact et de voir clairement les numéros de maison de chaque bâtiment."
Elle conclut : "Dans l'ensemble, nous avons trouvé la solution conviviale et nous avons apprécié de pouvoir discuter du processus avec Lutra Consulting qui nous a aidés à résoudre les problèmes le cas échéant. Environ un tiers de nos volontaires sont intéressés par l'utilisation de Mergin Maps, ce que je considère comme positif."
La Charité de la paroisse de Litomyšl est présente sur Facebook et Instagram.
