Il peut être tentant de partager votre login Mergin Maps avec d'autres utilisateurs afin de partager l'accès à votre espace de travail ou à vos projets. Cependant, il y a plusieurs raisons pour lesquelles les utilisateurs devraient éviter cette pratique. La première raison est que le partage de votre identifiant avec d'autres utilisateurs est contraire auxconditions d'utilisation de Mergin Maps (l'utilisation du partage d'identifiant peut entraîner la perte de l'accès à votre compte). Outre la violation de l'accord d'utilisation, le partage des identifiants n'est pas considéré comme la meilleure pratique pour l'utilisation du service, car il vous empêchera de profiter de certaines fonctionnalités et pourrait entraîner d'autres problèmes pour le déroulement de votre projet.
Éviter les erreurs de projet en attribuant des autorisations correctes aux utilisateurs
Le partage des identifiants vous empêche de profiter des contrôles de permission flexibles de Mergin Mapssur votre espace de travail. Les différents rôles d'utilisateur disponibles pour l'administration de l'espace de travail vous permettent de mieux contrôler les utilisateurs qui peuvent accéder à certains projets et d'empêcher des changements non désirés dans les projets en limitant les parties du projet que les différents utilisateurs peuvent modifier en fonction de leur rôle ou même en limitant l'accès de certains utilisateurs aux seuls projets qu'ils ont le droit d'utiliser. Vous pouvez vouloir empêcher certains utilisateurs de supprimer des projets ou de modifier le schéma de données d'un projet afin d'éviter toute perte accidentelle de données en leur attribuant un rôle spécifique tel que celui d'éditeur.
Il est plus difficile de réparer les projets en cas de problème.
Bien que la fiabilité de la synchronisation des données soit l'une des caractéristiques de Mergin Maps les plus appréciées par nos utilisateurs, il peut arriver que les choses tournent mal. Un utilisateur peut accidentellement supprimer des éléments d'un projet, télécharger des données corrompues ou rencontrer un bogue entraînant l'échec de la synchronisation du projet.
Dans ces cas, il est utile que notre équipe d'assistance puisse identifier l'utilisateur et les appareils utilisés dans l'historique du projet afin que nous puissions déterminer la cause des problèmes et corriger les bogues qui pourraient être à l'origine des problèmes. Si tous les utilisateurs ont le même nom d'utilisateur, il nous faut beaucoup plus de temps pour parcourir l'historique du projet afin d'identifier le problème. Cela signifie que vous risquez de perdre un temps précieux alors que votre projet est inutilisable.
Le partage des identifiants ne respecte pas les règles de sécurité
Le partage des identifiants de connexion avec plusieurs utilisateurs peut vous exposer à des violations de la sécurité des données. Si un employé quitte l'organisation, il peut toujours accéder aux données de votre projet à moins que vous ne changiez les détails de connexion, ou vous pouvez avoir une violation de données si un appareil mobile est perdu sur le terrain. Un acteur malveillant pourrait également accéder à votre projet et supprimer vos données. En effet, le partage des identifiants de connexion pourrait vous causer des problèmes d'ordre réglementaire si votre organisation est tenue de se conformer à des normes de sécurité des données telles que ISO27001 ou SOC 2.
Vous perdez des fonctionnalités avancées
Le partage des logins des utilisateurs vous empêche de profiter de toute la puissance des fonctionnalités de Mergin Maps pour la gestion de projets. Si chaque utilisateur dispose de son propre identifiant, vous pouvez bénéficier d'outils de reporting avancés tels que :
- Les journaux de l'historique du projet qui vous indiquent qui a apporté certaines modifications au projet.
- le suivi de la position, qui permet aux utilisateurs d'enregistrer leur position en arrière-plan
- Variables supplémentaires permettant d'enregistrer l'utilisateur qui a créé ou modifié en dernier lieu une fonctionnalité ou de limiter le nombre de personnes autorisées à modifier certains champs ou fonctionnalités.
- Outils de traitement permettant de créer des rapports sur l'activité et l'utilisation des projets
N'achetez que les licences dont vous avez besoin grâce à des autorisations flexibles pour les utilisateurs
La flexibilité de la gestion des utilisateurs sur les espaces de travail permet d'éviter d'acheter plus de sièges que nécessaire dans le cadre de votre abonnement à l'espace de travail. Vous pouvez attribuer à des utilisateurs inactifs le rôle de "lecteurs" sur votre espace de travail et ils ne seront pas pris en compte dans votre limite de contributeurs actifs. Vous pouvez également modifier ces rôles pour n'importe quel utilisateur à tout moment.
Par exemple, disons que vous avez 50 utilisateurs qui doivent avoir accès à votre espace de travail, mais que seuls 15 d'entre eux travailleront activement sur des projets à un moment donné. Vous n'aurez besoin que de 15 sièges de contributeurs achetés pour votre abonnement à l'espace de travail. Vous pouvez alors attribuer des rôles d'administrateur, de rédacteur ou d'éditeur aux utilisateurs qui travaillent activement sur des projets et donner aux autres utilisateurs des rôles de lecteur.
Lorsqu'un utilisateur a fini de travailler sur un projet, vous pouvez le transformer en lecteur et donner à un autre utilisateur un rôle actif sans avoir à acheter un autre siège de contributeur tant qu'il n'y a pas plus de 15 utilisateurs actifs à ce moment-là. Par ailleurs, les lecteurs peuvent toujours télécharger et synchroniser les projets auxquels ils ont accès afin de rester au courant de la dernière version du projet, mais ils ne pourront pas apporter de modifications aux projets tant qu'ils n'auront pas un rôle actif.
Si vous avez des questions, nous sommes là pour vous aider
Comme toujours, nous sommes heureux de vous aider si vous avez des questions sur les rôles et la gestion des utilisateurs. Si vous avez des questions sur votre compte Workspace, vous pouvez créer un ticket d'assistance et nous vous répondrons dès que possible. Nous avons également une communauté d'utilisateurs active sur notre canal Slack où vous pouvez obtenir de l'aide d'autres utilisateurs et de notre équipe d'assistance. Vous pouvez également consulter notre documentation pour en savoir plus sur ces fonctionnalités et trouver d'autres informations sur la gestion de projet. De plus, si vous pensez que certaines fonctionnalités pourraient améliorer votre expérience avec Mergin Maps, veuillez visiter notre page Wishlist où vous pouvez demander et voter pour les nouvelles fonctionnalités que vous aimeriez voir dans l'application.